Już w 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy w Polsce będą wystawiać faktury w zupełnie nowy sposób. Zamiast papierowych dokumentów czy plików PDF pojawi się system elektroniczny – Krajowy System e-Faktur (KSeF). To rządowa platforma, przez którą będzie przechodzić każda faktura sprzedaży. Brzmi poważnie? I słusznie, bo to jedna z największych zmian w księgowości ostatnich lat. KSeF w biurze rachunkowym? Klienci Synergii mogą być spokojni – jesteśmy na to gotowi. Od kilku miesięcy intensywnie się szkolimy i przygotowujemy nasze procedury, żeby od pierwszego dnia działania KSeF wszystko przebiegło sprawnie.
Co to jest KSeF?
KSeF to centralny system, w którym będą wystawiane, odbierane i przechowywane wszystkie faktury sprzedażowe. Każdy dokument zyska jednolity format (XML) i trafi bezpośrednio do państwowej bazy. Dopiero w momencie, gdy system nada mu numer identyfikacyjny, faktura będzie uznana za wystawioną.
Z jednej strony – to ogromne ułatwienie. Nie trzeba już będzie archiwizować dokumentów w segregatorach, wysyłać ich pocztą czy e-mailem. Z drugiej strony – to zupełnie nowy sposób pracy, który wymaga przygotowania, wiedzy i odpowiednich narzędzi.
Dowiedz się więcej na temat obowiązków i szczegółów związanych z KSeF:
- Co to jest i dlaczego warto się przygotować już teraz
- Pytania i odpowiedzi dotyczące KSeF na stronie Ministerstwa Finansów
Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
Nowy harmonogram wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur został podzielony na etapy. Od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie największych przedsiębiorców, których sprzedaż w poprzednim roku przekroczyła 200 milionów złotych brutto. Od 1 kwietnia 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla pozostałych podatników, w tym również dla firm zwolnionych z VAT. Dla najmniejszych podmiotów, których przychody nie przekraczają 10 tys. zł miesięcznie, przewidziano dodatkowy czas – obowiązek korzystania z KSeF wejdzie dla nich najpóźniej 1 stycznia 2027 roku.
Dlaczego przedsiębiorcy powinni zainteresować się KSeF już teraz?
Wbrew temu, co mogą myśleć niektórzy przedsiębiorcy, KSeF nie jest rozwiązaniem i zmartwieniem wyłącznie księgowych. Wręcz przeciwnie – jest to system, z którego będą korzystać sami przedsiębiorcy, bo to oni będą wystawiać i odbierać w nim faktury, nadawać uprawnienia w systemie i odpowiadać za poprawność danych. Biuro księgowe pomoże, wyjaśni, zaksięguje faktury. Jednak odpowiedzialność skarbowa za prawidłowe wystawienie dokumentu – podobnie jak to jest obecnie – pozostanie po stronie przedsiębiorcy.
Dlatego wszyscy przedsiębiorcy muszą przygotować się na te zmiany. Co to dla nich oznacza w praktyce? Przedsiębiorca będzie musiał:
- wiedzieć, w jaki sposób wystawić fakturę w systemie,
- znać zasady nadawania uprawnień do KSeF (np. dla pracowników czy biura rachunkowego),
- umieć sprawdzić, czy faktura została przyjęta przez system,
- dbać o terminowość i poprawność danych,
- wiedzieć jak odczytać odebraną fakturę i jak przekazać ją do księgowania
- wiedzieć co zrobić, gdy system nie będzie działać.
Wszystkich czeka nowa rzeczywistość, do której warto się przygotować, zanim KSeF stanie się obowiązkowy.
Jaką rolę odegra biuro rachunkowe? W Synergii jesteśmy przygotowani
Biuro rachunkowe będzie pełnić rolę partnera i przewodnika w całym procesie. W Synergii już dziś intensywnie szkolimy się z obsługi KSeF, testujemy nowe rozwiązania i dostosowujemy procedury. Dowodem jest choćby nasz udział w konferencji „Cyfrowy Księgowy 2.0”, podczas której dowiedzieliśmy się, jak cyfryzacja zmienia rachunkowość i podatki. Temat KSeF podczas tej konferencji był tematem wiodącym.
W biurze rachunkowym Synergia korzystamy z nowoczesnych systemów – SaldeoSMART i Enova365. Aktualnie te systemy są integrowane z KSeF. Dzięki temu, gdy system ruszy na dobre, nasze oprogramowanie będzie mogło automatycznie odbierać faktury przesłane przez przedsiębiorców i przesyłać je bezpośrednio do księgowości.
Naszym zadaniem będzie nie tylko księgowanie faktur, ale też sprawdzanie ich poprawności, pomoc w konfiguracji systemu i doradzanie w codziennych sytuacjach – jak wystawić fakturę korygującą, co zrobić przy awarii systemu, czy jak prawidłowo oznaczyć transakcję. Biuro rachunkowe nie wyręczy przedsiębiorcy, ale pomoże mu przejść przez ten proces krok po kroku – spokojnie, bez chaosu i niepewności.
My się szkolimy, system przygotowuje się do wdrożenia – a Ty?
W Synergii podchodzimy do KSeF jak do inwestycji w przyszłość. Szkolimy zespół, testujemy oprogramowanie, współpracujemy z dostawcami systemów księgowych. Wszystko po to, żeby nasi klienci mieli pewność, że w 2026 roku ich rozliczenia będą działać bez zakłóceń.
Zachęcamy też przedsiębiorców, żeby nie czekali na ostatni moment. Warto już teraz zobaczyć, jak wygląda faktura w formacie XML, jak działa testowa wersja KSeF, i jakie funkcje oferuje używane oprogramowanie. Każdy krok, który zrobisz dziś, to mniej stresu w przyszłości.
Co jako przedsiębiorca możesz zrobić już teraz, żeby przygotować się na KSeF
Nie czekaj do ostatniej chwili. Choć obowiązek korzystania z KSeF wejdzie etapami dopiero w 2026 roku, przygotowania najlepiej zacząć już dziś. Kilka prostych kroków pozwoli Ci oswoić się z nowym systemem, uniknąć błędów i spokojnie przejść do elektronicznego fakturowania, gdy przyjdzie na nie czas.
- Sprawdź, z jakiego programu do faktur korzystasz. Czy jego producent planuje integrację z KSeF?
- Ustal, kto w firmie będzie wystawiać faktury. Te osoby powinny znać nowe zasady.
- Skontaktuj się z biurem rachunkowym. Zapytaj, jak biuro przygotowuje się do KSeF i co możesz zrobić po swojej stronie.
KSeF to przyszłość – wejdź w nią przygotowany
Zmiany w przepisach są pewne. KSeF to kolejny krok w cyfryzacji rachunkowości i większej przejrzystości podatkowej. W Synergii widzimy w tym szansę – na rozwój, usprawnienie procesów i budowanie relacji z klientami opartych na partnerskim zaufaniu. Bo kiedy w 2026 roku KSeF stanie się codziennością, my będziemy gotowi. I nasi klienci też.